چگونه یک پاورپوینت خوب تهیه کنیم؟

گزارشسمینار آموزشی" ویژه مسئولان دفاتر " برگزار شده در اتاق بازرگانی تهران به تاریخ97/08/21

یک مسئول دفتر حرفه‌ای باید واجد توانایی‌ها و مهارت‌های باشد که بتواند مسئولیت‌های محوله از سوی سازمان و تشکل مطبوعش را بخوبی به سرانجام برساند. «تهیه پاورپوینت مطلوب»، «تسلط به اکسل در مراحل پیشرفته»، «اصول ارائه و پرزنت موثر » و ... از جمله ویژگی های مهارتی هستند که باید یک مسئول دفتر حرفه‌ای و کارکشته، از آن برخوردار باشد.

بطور خاص یکی از ویژگی‌های مهم برای یک «مسئول دفتر و منشی حرفه‌ای» توانایی تهیه پاورپوینت استاندارد و ارائه مطلوب آن است. با این حال عموم مسئولان دفاتر فاقد توانایی های لازم برای تهیه یک پرزنتیشن مطلوب هستند و به موجب این ضعف پاورپوینت ها حاوی اطلاعات غیرضروری، شلوغ و سرگیجه آوری هستند که باعث می‌شود در هنگام ارائه مخاطبان با بی‌حوصلگی و کم دقتی، شنونده و بیننده ارائه ما باشند.

به همین منظور و برای کمک به مسئولان دفاتر جهت بهبود و افزایش مهارت و توانایی‌های آنها در انجام مسئولیت‌هایشان، دوره‌های ویژه مسئولان دفاتر در اتاق بازرگانی تهران و با همکاری موسسه پویشگران عرصه سوم طراحی شده و اولین جلسه آن به تاریخ 97/8/21با تسهیلگری دکتر پدرام موسوی و با حضور مسئولان تشکل‌های اقتصادی و بطور خاص مسئولان دفاتر و منشی‌ها در محل اتاق بازرگانی تهران برگزار شد.

آقای موسوی ضمن خوشامدگویی به حاضران به شرح خصوصیات و ویژگی‌های یک پاورپوینت خوب پرداخت و تاکید کرد که برای ساخت یک پاور پوینت خوب پیش از هر کاری باید به سوال‌ها پاسخ داد که:

آیا پاورپینت روش خوبی برای انتقال بیانات ما می‌باشد؟

مخاطبان ما چه کسانی هستند؟

هدف ما از تهیه پاورپینت انتقال چه پیامی است؟

زمانی که برای ارائه داریم چقدر است؟

استاد موسسه پویشگران عرصه سوم با اشاره به این نکته که مهمترین کارکرد پاورپوینت، «انتقال مفهوم و پیام برای مخاطبان به ساده‌ترین و خلاصه‌ترین شکل» است، یکی از عوامل موثر در مطلوبیت پاورپوینت را در «ماندگاری انتقال پیام» دانست.

در ادامه این سمینار آقای موسوی وارد موضوع ساختار و شکل پاورپوینت و نحوه ارائه آن شد. او با تاکید بر اینکه از مهمترین عوامل موثر بر جذابیت ارائه یک پاورپوینت، «وجود شور و هیجان در ارائه» است، فقدان این ویژگی را باعث کسالت بار شدن جلسات ارائه و از حوصله خارج شدن مخاطبان دانست.

موسوی درباره ساختار یک پاورپوینت مطلوب بر سه ویژگی «متقاعد کننده بودن»، «انعطاف زمانی داشتن» و «قابلیت بالای به خاطر سپردن برای مخاطبان» تاکید کرد و تصریح داشت که مهمترین نکته

در ساختار انتقال پیام در یک پرزنتیشن مطلوب، «وجود خط سیر پیام‌ها» در پاورپوینت است. از نظر موسوی، پیام‌ها به مثابه آجرهایی هستند که در پاورپوینت قرار میگیرند تا ساختار آن را شکل بدهند. وجود یک خط سیر مشخص باعث می‌شود تا پیام ها «قابل مراجعه» و «یادآوری» برای مخاطبان بوده و از پراکندگی ذهن مخاطب جلوگیری کند.

استاد موسسه پویشگران با تاکید بر این نکته که «شروع به یاد ماندنی» و «پایان بندی به یاد ماندنی» از مهمترین عوامل برای یک ارائه مطلوب است، «سادگی زمینه»، «سادگی زبان» «سادگی نمودارها» را از دیگر خصوصیات پاورپوینت مطلوب دانست و به مشارکت کنندگان در سمینار هشدار داد که در ارائه‌های خود از «انفجار اطلاعات» و مواجه کردن مخاطبان با انبوهی از داده‌ها پرهیز کنند.

آقای دکتر موسوی در حین برگزاری جلسه و در بخش‌های پایانی سمینار، به تمرین با شرکت کنندگان برای تهیه یک پاور پوینت مطلوب پرداخت و از آنها خواست تا با مشارکت هم و در گروه‌های مختلف به تهیه پرزنتیشنی با موضوع «علت دیر رسیدن به جلسات و تاخیر در تشکیل جلسات» بپردازند.

به اطلاع می‌رساند که جلسات آتی این سمینار در 28 آبان، 5آذر و 12 آذر برگزار خواهد شد و جلسه آتی این سمینار با تسهیلگری آقای علیرضا اسدی به افزایش مهارت مسئولان دفاتر در «اکسل پیشرفته» اختصاص خواهد داشت.

شرکت کنندگان در جلسه اول میتوانند با کلیک روی لینک زیر، اسلایدشو جلسه اول سمینار را دانلود فرمایند.

لینک دانلود پاورپینت